การดำเนินการภายในสำนักงานประกอบด้วยข้อมูลข่าวสาร เอกสาร สิ่งพิมพ์ จำนวนมาก ทุก ๆวัน บนโต๊ะทำงานของทุกคน มีกระดาษที่เป็นเอกสารเข้าออกอยู่ตลอดเวลา สิ่งพิมพ์หรือกระดาษเอกสารเหล่านั้นได้รับการคัดลอก ถ่ายสำเนา หรือดำเนินการส่งต่อระหว่างกัน ลองนึกดูว่า ภายในบริษัทมีเรื่องที่จะเวียนให้ทราบวันละกี่เรื่อง แต่ละเรื่องต้องได้รับการสำเนาและส่งกระจายออกไป หลายต่อหลายเรื่อง เมื่อรับทราบแล้วก็โยนทิ้งไป เอกสารบางชิ้นต้องนำเก็บรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นแฟ้ม เพื่อการอ้างอิง หรือใช้งานในวันข้างหน้า
        

ดาวน์โหลดโปรแกรม

ดาวน์โหลดโปรแกรมเช็คข้อความอัตโนมัติ ขนาด 4.59 MB คลิ๊กที่นี่

วิธีการติดตั้งโปรแกรม Ez Eoffice Checker

1. ดับเบิ้ล คลิ๊ก ที่ไฟล์ setupmy5.exe ดังรูป

ด้วยภาระต้นทุนค่าสถานที่ และค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่องค์กรที่ใช้สำนักงานจริงต้องแบกรับ ประกอบกับทรัพยากรที่มีอยู่จำกัด ไม่ว่าจะเป็นเวลาที่สูญเสียไปกับการเดินทางไปกลับสำนักงาน และไปพบลูกค้าพื้นที่ในสำนักงานพนักงาน ฯลฯ ประกอบกับสภาพการแข่งขันทางธุรกิจที่ทวีความรุนแรงขึ้นเรื่อย ๆ ปัญหาจราจร และปัญหาสิ่งแวดล้อมเป็นพิษ ทำให้หลายองค์กรพยายามหาวิธีที่จะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูง สุด การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย รวมทั้งการใช้ Virtual Office และ Teleworking เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรในปัจจุบันมีความคล่องตัวมากขึ้น และดำรงสภาพการแข่งขันที่เป็นต่อในตลาด โดยสามารถใช้ระบบทางด่วนข้อมูล (Information Superhighway) แทนการเดินทางได้

มีการนำ Virtual Office และ Teleworking มาใช้ใช้ธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากเหตุผลหลายประการ ดังเช่น

• ลดต้นทุน โดยทั่วไป Virtual Office เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าสำนักงานจริง แม้ว่าองค์กรจะต้องลงทุนเพื่อการทำ Teleworking ไม่ว่าจะเป็นการอบรมพนักงาน หรืออุปกรณ์สื่อสารต่าง ๆ แต่ค่าใช้จ่ายโดยรวมมักจะถูกกว่าการจัดหาอาคารสำนักงานเพื่อใช้เป็นสถานที่ ทำงาน
• เพิ่มผลงาน จากการที่สามารถลดเวลาที่ใช้ในการเดินทางลง ช่วยให้พนักงานมีเวลาพักผ่อนคลายเครียดและเตรียมตัวทำงานได้มากขึ้น การได้ทำงานอยู่ในสภาพการทำงานที่สะดวกสบายเช่นที่บ้าน และการไม่มีตารางเวลาในการทำงานที่ตายตัว ทำให้พนักงานสามารถวางแผนการทำงานของตนเอง และสามารถรวมเอากิจกรรมในเวลาว่างกับงานเข้าไว้ด้วยกันได้

Virtual Office คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการในพื้นที่ซึ่งอยู่ ห่างไกลออกไป หรือแม้แต่ในต่างประเทศได้โดยไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานไปตั้งอยู่ ณ ที่นั้นจริง ๆ Virtual Office อาจเป็นเพียงเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ หรือคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวที่อยู่กับอินเทอร์เน็ต หรืออาจเป็นเพียงพื้นที่บนเว็บเซอร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตก็ได้
ค่าใช้จ่ายสำหรับ Virtual Office อาจเป็นเงินจำนวนเพียงแค่ไม่กี่ร้อยหรือไม่กี่พันบาทต่อเดือน ซึ่งมีความเสี่ยงน้อยกว่ามาก เหมาะกับการลงทุนในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบันเป็นอย่างยิ่งและด้วยข้อดีของอิน เทอร์เน็ตที่ไม่เคยหลับและมีขอบข่ายครอบคลุมทั่วทั้งโลก ยังช่วยให้ Virtual Office ของคุณเปิดได้ตลอด 24 ชั่วโมง แม้ในขณะที่คุณหลับ อีกทั้งยังสามารถทำธุรกิจในระดับนานาชาติได้อีกด้วย
อย่างไรก็ดี Virtual Office ไม่ได้มีความหมายครอบคลุมเพียงแค่สำนักงานขนาดเล็ก (Small Office-Home Office, SO-HO) เท่านั้นแต่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานจริงอยู่แล้วก็สามารถมี Virtual Office แทนสำนักงานสาขาจริง ๆ ได้ โดยอาศัย Teleworking

การประยุกต์ใช้แนวคิดสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)

1. Electronic Images มีการสร้างระบบ Electornic imaging management system (EIM) เพื่อจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งภาพถ่าย ใบแจ้งหนี้ และประวัติส่วนบุคคล บนเครื่องคอมพิวเตอร์ และเรียกใช้งานได้อย่างทันที ระบบดังกล่าว ต้องใช้เครื่อง Scanner ที่มีความเร็วและสามารถแสดงผลของภาพที่มีความละเอียดสูงเพื่อแปลงเอกสารให้ ไปอยู่ในรูปของ Digital และ Optical Disk ที่สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งยังมี Software ที่สามารถบีบข้อมูลเพื่อจัดเก็บได้ รวมทั้งต้องมีเครื่องพิมพ์ Laser Printer ที่แสดงผลการพิมพ์ภาพที่มีคุณภาพ ระบบนี้มีกระบวนการแปลงให้เป็นกระดาษอิเลคทรอนิส์ ดังนี้

ข้อดี ของ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)

1. ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร
2. เพิ่ม ขีดความสามารถของพนักงานในการซื้อบ้าน ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้ เนื่องจากบ้านที่อยู่ในเมืองนั้นมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาเรื่องการเดินทาง
3. เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามารถควบคุมตนเองได้
4. อนุญาตให้พนักงานที่มีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้
5. บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลาทำงาน
6. เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน
7. การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำอยู่ใหม่

สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็คโทนิค การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย